Viele Planungsbüros nutzen ihr AVA Programm vor allem, um Leistungsverzeichnisse zu erstellen. Die Kostenermittlung wird vor allen Dingen in den Stufen Kontenrahmen und Kostenplanung parallel in Excel geführt, Angebote werden in weiteren Dateien verglichen und Nachträge oder Rechnungen wieder an anderer Stelle dokumentiert. So entstehen getrennte Datenstände, wiederholte Eingaben und unnötige Medienbrüche. Spätestens bei Änderungen wird es schwierig, alle Kosteninformationen konsistent zu halten.
Dabei kann ein AVA Programm deutlich mehr leisten. Richtig eingesetzt begleitet es ein Bauprojekt von der frühen Kostenermittlung (Kostenrahmen, Kostenschätzung, Kostenberechnung) über Ausschreibung und Vergabe bis zur Rechnungsprüfung und abschließenden Kostenfeststellung. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Funktionen zu verwenden. Viel wichtiger ist ein durchgängiger Prozess, bei dem die einzelnen Arbeitsschritte auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen.
Dieser Artikel zeigt, wie ein solcher Workflow in der Praxis aussehen kann und worauf bei der Einführung und täglichen Nutzung zu achten ist.
Inhaltsverzeichnis
Was leistet ein AVA Programm im Bauprojekt?
AVA steht für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Der Begriff beschreibt drei zentrale Aufgabenbereiche innerhalb der Planung und Durchführung eines Bauprojekts. Moderne AVA Software setzt jedoch früher an und begleitet auch die Kostenermittlung, Kostenplanung und laufende Kostenkontrolle.
Ein durchgängig eingesetztes AVA Programm verbindet unter anderem:
- die frühe Ermittlung und Gliederung der Projektkosten
- die Erstellung von Leistungsverzeichnissen
- die Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen
- den Vergleich eingehender Angebote
- die Dokumentation von Vergaben und Aufträgen
- das Nachtragsmanagement
- die Erfassung ausgeführter Leistungen
- die Prüfung von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen
- die fortlaufende Kostenkontrolle und Kostenfeststellung
- das aktive Baukostenmanagement mit Prognosen und Risikoanalysen
Damit entsteht eine nachvollziehbare Verbindung zwischen geplantem Budget, ausgeschriebenen Leistungen, beauftragten Leistungen und tatsächlich abgerechneten Kosten.
1. Projektgrundlagen und Kostenstruktur sauber anlegen
Ein verlässlicher Baukostenworkflow beginnt nicht beim Leistungsverzeichnis, sondern bei der Projektstruktur. Schon zu Beginn muss festgelegt werden, wie Kosten gegliedert, Zuständigkeiten verteilt und unterschiedliche Projektschritte dokumentiert werden.
Eine Kostenstruktur nach DIN 276 schafft dafür eine einheitliche und weithin anerkannte Grundlage. Leistungsbereiche und Vergabeeinheiten sind für Angebotseinholung und Vergabe unerlässlich. Darüber hinaus sind Leistungsbereiche für viele Bauherren viel leichter zu verstehen als die Gliederung der DIN 276. Eine gute AVA-Software kann mit mehreren Kostenstrukturen wie DIN 276, Leistungsbereichen oder eigenen Kostenstrukturen parallel umgehen, damit die Kostenentwicklung während des Projektverlaufs für verschiedene Gruppen von Adressaten verständlich und transparent dargestellt werden kann.
Zu den wichtigen Projektgrundlagen gehören:
- die verwendete Kostenstruktur bzw. parallel benutzte Kostenstrukturen wie DIN 276 und Leistungsbereiche / Vergabeeinheiten
- das vorgesehene Budget
- die benötigte Gliederungstiefe
- Projektvariablen und Bezugsgrößen
- Verantwortlichkeiten im Planungsteam
- Zugriffsrechte für interne und externe Beteiligte
- Regeln für Versionen und Freigaben
Gerade bei größeren Projekten arbeiten häufig mehrere Personen an Kostenplanungen, Leistungsverzeichnissen oder Vergabeeinheiten. Klare Benutzerrechte verhindern, dass Informationen versehentlich verändert werden oder Zuständigkeiten unklar bleiben.
NOVA AVA bietet eine flexible Rechteverwaltung. Berechtigungen können in Anwenderrollen festgelegt und auf Projektebene und untergeordnete Inhalte wie Kostenplanungen, Leistungsverzeichnisse oder BIM Modelle übertragen werden.
2. Kostenermittlung und Kostenplanung durchgängig aufbauen
Mit fortschreitender Planung werden auch die Kosteninformationen genauer. Die DIN 276 unterscheidet verschiedene Stufen der Kostenermittlung. Dazu gehören unter anderem Kostenrahmen, Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenvoranschlag, Kostenanschlag und Kostenfeststellung.
Für die Praxis bedeutet das: Eine frühe Schätzung sollte nicht als isolierte Datei abgelegt und später vollständig neu aufgebaut werden. Sinnvoller ist es, die bestehende Kostenstruktur schrittweise zu verfeinern.
Von der ersten Schätzung zur Kostenberechnung
In einer frühen Projektphase stehen häufig Flächen, Mengenkennwerte oder Daten aus Vergleichsprojekten zur Verfügung. Daraus lässt sich eine erste Kostenschätzung entwickeln.
Mit zunehmendem Planungsstand können diese Werte durch konkretere Mengen, Bauteile, Leistungsbereiche und Einheitspreise ersetzt werden. Auf diese Weise entwickelt sich aus einer groben Kostenschätzung eine detailliertere Kostenberechnung.
Ein AVA Programm unterstützt diesen Prozess, indem verschiedene Kostenstände strukturiert fortgeführt und miteinander verglichen werden können. Dadurch bleibt sichtbar, an welchen Stellen sich Kosten verändert haben und welche Planungsentscheidungen dafür verantwortlich sind.
Kennwerte und Vergleichsprojekte nutzen
Vergleichsprojekte sind besonders hilfreich, wenn belastbare Erfahrungswerte aus bereits geplanten oder realisierten Bauvorhaben vorliegen. Voraussetzung ist, dass die Projekte hinsichtlich Gebäudeart, Standard, Größe, Region und Ausführungszeitraum sinnvoll vergleichbar sind.
Historische Werte dürfen dabei nicht ungeprüft übernommen werden. Preisentwicklungen und unterschiedliche Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden.
NOVA AVA ermöglicht es, Referenzprojekte und Baupreisindizes in der Kostenplanung zu verwenden. Damit können vorhandene Projektdaten als Grundlage genutzt und durch Nutzung von Preisindizes auf einen neuen Kostenstand übertragen werden.
BIM und IFC als optionale Grundlage
Liegt ein IFC Modell vor, können modellbasierte Mengen in die Kostenermittlung einbezogen werden. Das Modell ersetzt dabei nicht die fachliche Prüfung. Bauteile müssen korrekt klassifiziert, Mengenregeln nachvollziehbar definiert und Leistungsansätze sinnvoll zugeordnet sein.
Mit dem BIM-Add-on von NOVA AVA lassen sich IFC Modelle als Grundlage für die Mengen und Kostenplanung nutzen. Ausgewählte Bauteile und Modellinformationen können über Filter mit Kostenelementen oder Positionen verbunden werden.
3. Planungsergebnisse in Leistungsverzeichnisse überführen
Das Leistungsverzeichnis beschreibt die Leistungen, die im Rahmen einer Ausschreibung angeboten und später beauftragt werden sollen. Es enthält Positionen mit Leistungsbeschreibungen, Mengen, Einheiten und gegebenenfalls Schätzpreisen.
Ein Leistungsverzeichnis muss vollständig, eindeutig und logisch gegliedert sein. Dazu gehören nicht nur die eigentlichen Positionstexte, sondern auch Vorbemerkungen, Ausführungsbedingungen und projektbezogene Anforderungen.
Je nach Ausschreibung können außerdem Bedarfspositionen, Alternativpositionen oder Zulagepositionen erforderlich sein. Diese müssen bewusst eingesetzt und eindeutig gekennzeichnet werden, damit Angebote später vergleichbar bleiben.
Daten nicht mehrfach übertragen
Ein häufiger Fehler besteht darin, Mengen und Kosten zunächst in einer Tabelle zu ermitteln und anschließend manuell in das Leistungsverzeichnis zu übertragen. Ändert sich die Planung, müssen Informationen an mehreren Stellen angepasst werden.
Ein durchgängiger Workflow reduziert diese Mehrfachpflege. Kostenpositionen, Mengenansätze und Leistungsbereiche können aus der vorhandenen Projektstruktur weiterentwickelt werden. Dabei bleibt nachvollziehbar, wie sich die Kostenplanung in die Ausschreibung überführt.
NOVA AVA unterstützt die Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen sowie den Import und Export verschiedener Formate. Leistungsverzeichnisse können unter anderem als GAEB Datei, Excel Datei oder PDF ausgegeben werden. Auch bestehende Inhalte und Vorlagen lassen sich erneut verwenden.
GAEB für den strukturierten Datenaustausch
GAEB Formate ermöglichen einen standardisierten Austausch von Bauinformationen zwischen Planern, Auftraggebern und ausführenden Unternehmen. Abhängig von der jeweiligen Austauschphase können Leistungsverzeichnisse, Angebotsdaten, Aufträge oder Abrechnungsinformationen übertragen werden.
Der strukturierte Austausch ist vor allem dann hilfreich, wenn Positionen, Mengen und Preise digital weiterverarbeitet werden sollen. Trotzdem sollte jede importierte Datei geprüft werden. Ein technischer Import ersetzt keine fachliche Kontrolle.
4. Ausschreibung vorbereiten und Angebote einholen
Nach Fertigstellung und Prüfung des Leistungsverzeichnisses beginnt die Ausschreibungsphase. Dabei kann zwischen einer klassischen und einer digitalen Vorgehensweise unterschieden werden.
Bei einer klassischen Ausschreibung werden Unterlagen beispielsweise als GAEB Datei, Excel Datei oder PDF bereitgestellt und auf separatem Weg an die Bieter versendet. Bei einer digitalen Ausschreibung erfolgt die Angebotsabgabe über eine zentrale Plattform.
Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen alle Bieter dieselben Informationen und Bearbeitungsstände erhalten. Änderungen am Leistungsverzeichnis sollten dokumentiert und eindeutig kommuniziert werden.
NOVA AVA unterstützt sowohl klassische als auch digitale Ausschreibungen. Über die Ausschreibungsfunktion können Teilnehmer eingeladen, Unterlagen bereitgestellt und Angebote strukturiert eingeholt werden. Die eingeladenen Unternehmen können barrierefrei auf der integrierten Angebotsplattform Ihre Angebote erstellen, prüfen und freigeben.
5. Angebote prüfen und im Preisspiegel vergleichen
Nach Eingang der Angebote müssen diese zunächst formal und rechnerisch geprüft werden. Fehlende Preise, geänderte Mengen, unvollständige Positionen oder abweichende Angaben können die Vergleichbarkeit beeinflussen.
Ein Preisspiegel stellt die Angebote positionsweise gegenüber. Dadurch werden Unterschiede bei Einheitspreisen und Gesamtpreisen sichtbar. Besonders hohe oder niedrige Preisansätze lassen sich schneller erkennen und gezielt prüfen.
Zu einer sorgfältigen Angebotsauswertung gehören unter anderem:
- Prüfung auf Vollständigkeit
- Kontrolle von Einheitspreisen und Gesamtpreisen
- Berücksichtigung von Nachlässen und Skonto
- Prüfung fehlender oder geänderter Positionen
- Vergleich von Bedarfspositionen und Alternativen
- Bewertung auffälliger Preisabweichungen
- Dokumentation der geprüften Angebotsvarianten
Der niedrigste Gesamtpreis ist nicht automatisch das wirtschaftlichste Angebot. Auch Vollständigkeit, Ausführungsqualität, Vertragsbedingungen und projektspezifische Anforderungen können für die Wertung relevant sein.
Mit NOVA AVA lassen sich Angebote in einem Preisspiegel vergleichen. Den Preisspiegel selbst erstellt NOVA AVA automatisch aus den eingereichten Angeboten. Zusätzlich können Varianten berechnet werden, um beispielsweise unterschiedliche Positionen oder Ausführungsalternativen gegenüberzustellen.
6. Vergabe und Kostenanschlag dokumentieren
Nach der Angebotsprüfung wird festgelegt, welche Leistungen an welches Unternehmen vergeben werden sollen. Dabei müssen die Leistungen, Auftragssummen, Nachlässe, Vertragsbedingungen und gegebenenfalls ausgeschlossene Alternativen im Vergabevorschlag eindeutig dokumentiert werden.
Ein AVA Programm kann die Ergebnisse der Angebotsauswertung direkt in die Auftragsverwaltung übernehmen. Dadurch bleibt die Verbindung zwischen Leistungsverzeichnis, Angebot und Auftrag erhalten.
Gleichzeitig bildet die Vergabe eine wichtige Grundlage für den Kostenanschlag. Die bisher geplanten Kostenrahmen, Kostenschätzung, Kostenberechnung) werden nun mit den tatsächlichen Vergabeergebnissen abgeglichen. Abweichungen zwischen Kostenberechnung und Auftragssumme sollten dabei nicht nur als Differenz dargestellt, sondern fachlich bewertet werden.
Wichtige Fragen sind:
- Welche Vergabeeinheiten liegen über dem Budget?
- Wo wurden günstigere Ergebnisse erzielt?
- Welche Leistungen sind noch nicht vergeben?
- Welche Risiken oder Reserven bestehen weiterhin?
- Wie verändert sich die aktuelle Kostenprognose?
NOVA AVA verbindet Angebotsvergleich, Vergabe und Auftragsverwaltung innerhalb des Projektworkflows. So können beauftragte Leistungen auf Basis der zuvor geprüften Angebotsdaten weitergeführt werden.
7. Nachträge konsequent in die Kostenkontrolle einbeziehen
Änderungen während der Ausführung lassen sich bei vielen Bauprojekten nicht vollständig vermeiden. Entscheidend ist, wie Nachträge erfasst, geprüft und in die Kostenentwicklung einbezogen werden.
Werden Nachträge lediglich in separaten Listen oder E Mail Verläufen dokumentiert, fehlt schnell der Zusammenhang zum ursprünglichen Auftrag. Eine belastbare Kostenprognose ist dann nur schwer möglich.
Ein strukturiertes Nachtragsmanagement sollte mindestens folgende Informationen enthalten:
- Bezug zum ursprünglichen Auftrag
- Beschreibung und Begründung der Änderung
- betroffene Positionen und Mengen
- angebotene und geprüfte Preise
- aktueller Prüfstatus
- Freigabe oder Ablehnung
- Auswirkung auf Auftragssumme und Kostenprognose
Für die Kostenkontrolle reicht es nicht aus, nur bereits freigegebene Nachträge zu berücksichtigen. Auch angemeldete oder erwartete Kostenänderungen können für die Prognose relevant sein. Dabei muss klar erkennbar bleiben, welchen Status die jeweiligen Beträge besitzen.
Mit NOVA AVA können Nachträge innerhalb der Auftragsstruktur erfasst und weiterverarbeitet werden. Zusammen mit der Kostenanalyse lassen sich geplante, beauftragte, prognostizierte und abgerechnete Kosten gegenüberstellen.
8. Aufmaß, Rechnungsprüfung und Abrechnung verbinden
Vor der Abrechnung muss dokumentiert werden, welche Leistungen tatsächlich ausgeführt wurden. Das geschieht über Aufmaße und Leistungsmeldungen. Die erfassten Mengen bilden anschließend eine wesentliche Grundlage für die Prüfung von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen.
Ein Aufmaß sollte eindeutig einer Position zugeordnet und rechnerisch nachvollziehbar sein. Bei kumulierten Abrechnungen muss außerdem erkennbar bleiben, welche Mengen bereits in früheren Rechnungen berücksichtigt wurden.
Abschlagsrechnungen prüfen
Bei der Prüfung einer Abschlagsrechnung werden unter anderem folgende Punkte betrachtet:
- entsprechen die abgerechneten Positionen dem Auftrag?
- sind die Mengen durch Aufmaße belegt?
- wurden bereits abgerechnete Mengen korrekt berücksichtigt?
- sind vereinbarte Nachlässe und Vertragsbedingungen enthalten?
- wurden Nachträge freigegeben?
- sind Einbehalte oder Abzüge zu berücksichtigen?
- stimmt die kumulierte Abrechnung?
Ein AVA Programm unterstützt diese Prüfung, indem Auftragspositionen, freigegebene Nachträge, Leistungsmengen und bisherige Rechnungen miteinander verbunden werden.
Schlussrechnung und Kostenfeststellung
Mit der Schlussrechnung werden die ausgeführten Leistungen abschließend abgerechnet. Zu diesem Zeitpunkt müssen vorherige Abschläge, Nachträge, Einbehalte und gegebenenfalls noch offene Leistungen berücksichtigt werden.
Die geprüften Abrechnungsdaten fließen anschließend in die Kostenfeststellung ein. Sie dokumentiert die tatsächlich entstandenen Projektkosten und ermöglicht den abschließenden Vergleich mit den früheren Kostenständen.
NOVA AVA bietet Funktionen für Leistungserfassung, Aufmaß, Soll Ist Vergleich, Rechnungsprüfung und Abrechnung. Dadurch können die Informationen aus Auftrag und Ausführung bis zur abschließenden Kostenbetrachtung weitergeführt werden.
Typische Fehler beim Einsatz eines AVA Programms
Auch eine leistungsfähige Software führt nicht automatisch zu einem guten Baukostenmanagement. Entscheidend sind klare Prozesse und eine konsequente Datenpflege.
Das Programm wird nur für Leistungsverzeichnisse genutzt
Bleiben Kostenplanung, Vergabe und Abrechnung außerhalb der Software, wird nur ein kleiner Teil des möglichen Workflows genutzt. Die Zusammenhänge zwischen geplantem Budget, Auftrag und tatsächlichen Kosten gehen verloren.
Die Kostenplanung bleibt in Excel
Excel kann für einzelne Berechnungen sinnvoll sein. Problematisch wird es, wenn dort ein paralleler Hauptdatenstand entsteht. Änderungen müssen dann mehrfach übertragen und abgeglichen werden.
Mengen und Positionen werden manuell übertragen
Jede manuelle Übertragung erhöht den Prüfaufwand. Außerdem besteht das Risiko, dass Änderungen nur in einer der verwendeten Dateien vorgenommen werden.
Kostenstände werden nicht regelmäßig aktualisiert
Eine Kostenkontrolle ist nur aussagekräftig, wenn neue Vergaben, Nachträge, Prognosen und Rechnungen zeitnah berücksichtigt werden.
Nachträge werden separat dokumentiert
Ohne Verbindung zum ursprünglichen Auftrag lässt sich ihre tatsächliche Auswirkung auf Kosten und Abrechnung nur schwer beurteilen.
Verantwortlichkeiten sind nicht geklärt
Wenn mehrere Personen Daten ändern dürfen, aber keine klaren Zuständigkeiten bestehen, entstehen schnell unterschiedliche Arbeitsstände.
Vorlagen werden ungeprüft übernommen
Vorlagen und frühere Leistungsverzeichnisse sparen Zeit. Sie müssen jedoch an das aktuelle Projekt, den Planungsstand und die konkreten Anforderungen angepasst werden.
Checkliste für einen durchgängigen AVA Workflow
Mit den folgenden Punkten lässt sich prüfen, ob das AVA Programm bereits konsequent genutzt wird:
- Projekte basieren auf einheitlichen Kostenstrukturen.
- Budgets und Kostengruppen werden frühzeitig festgelegt.
- Kostenschätzungen werden zu späteren Kostenständen weiterentwickelt.
- Vergleichsprojekte und Kennwerte werden nachvollziehbar gepflegt.
- Mengen werden möglichst nur einmal erfasst.
- Leistungsverzeichnisse entstehen auf Basis der aktuellen Planung.
- GAEB Dateien werden nach Import und Export fachlich geprüft.
- Angebote werden formal und rechnerisch kontrolliert.
- Vergaben werden direkt mit den Angebotsdaten verbunden.
- Nachträge bleiben dem jeweiligen Auftrag zugeordnet.
- Aufmaße und Leistungen werden positionsbezogen dokumentiert.
- Abschlagsrechnungen werden kumuliert geprüft.
- Prognosen und Kostenstände werden regelmäßig aktualisiert.
- Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt.
- Mitarbeiter arbeiten nach gemeinsamen Standards.
Nicht jeder Betrieb muss alle Funktionen gleichzeitig einführen. Oft ist es sinnvoller, zunächst einen klar definierten Kernprozess aufzubauen und diesen schrittweise zu erweitern.
Häufige Fragen zum AVA Programm
Was ist der Unterschied zwischen einem AVA Programm und einer einfachen Ausschreibungssoftware?
Eine reine Ausschreibungssoftware konzentriert sich häufig auf Leistungsverzeichnisse und Angebotseinholung. Ein umfassendes AVA Programm verbindet zusätzlich Kostenplanung, Vergabe, Auftragsverwaltung, Nachträge, Aufmaß und Abrechnung.
Kann ein AVA Programm Excel vollständig ersetzen?
Nicht jede einzelne Berechnung muss zwingend in einer AVA Software erfolgen. Für zentrale Projektkosten ist jedoch ein gemeinsamer und nachvollziehbarer Datenstand sinnvoll. Separate Excel Dateien sollten nicht unkontrolliert zum parallelen Hauptsystem werden.
In welcher HOAI Leistungsphase wird ein AVA Programm eingesetzt?
Der Einsatz kann bereits bei der frühen Kostenermittlung beginnen und sich über mehrere HOAI Leistungsphasen erstrecken. Besonders relevant ist AVA Software bei Kostenplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe sowie bei Objektüberwachung, Rechnungsprüfung und Kostenfeststellung.
Welche Rolle spielt GAEB bei einem AVA Programm?
GAEB ermöglicht den standardisierten Austausch von Leistungsverzeichnissen, Angebotsdaten, Aufträgen und weiteren Bauinformationen. Dadurch können Daten zwischen Auftraggebern, Planern und Unternehmen strukturiert weitergegeben werden.
Lohnt sich ein AVA Programm auch für kleine Planungsbüros?
Auch kleine Büros profitieren von einheitlichen Vorlagen, nachvollziehbaren Kostenständen und weniger manuellen Übertragungen. Entscheidend ist, dass Funktionsumfang und Arbeitsweise zum tatsächlichen Projektvolumen passen.
Fazit: Ein AVA Programm schafft den größten Nutzen im Gesamtprozess
Ein AVA Programm ist weit mehr als ein Werkzeug zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen. Sein größter Nutzen entsteht, wenn Kostenplanung, Ausschreibung, Angebotsauswertung, Vergabe, Nachträge und Abrechnung aufeinander aufbauen.
Die gemeinsame Datenbasis macht Veränderungen nachvollziehbarer und reduziert unnötige Mehrfachpflege. Voraussetzung bleibt jedoch ein klar definierter Prozess. Kostenstrukturen, Zuständigkeiten und Prüfabläufe müssen ebenso sorgfältig geplant werden wie die technische Umsetzung.
Wer das AVA Programm Schritt für Schritt in den gesamten Baukostenworkflow integriert, erhält eine belastbare Grundlage für Kostenkontrolle und Projektentscheidungen. So lassen sich geplante, beauftragte und tatsächlich abgerechnete Kosten über den Projektverlauf hinweg systematisch vergleichen.
Baukosten durchgängig mit NOVA AVA bearbeiten
NOVA AVA verbindet Kostenplanung, Leistungsverzeichnisse, Ausschreibung, Vergabe, Nachtragsmanagement und Abrechnung in einer cloudbasierten Anwendung. Projekte können browserbasiert bearbeitet werden, ohne dass eine klassische lokale Installation erforderlich ist.
So entsteht ein durchgängiger Workflow von der ersten Kostenermittlung bis zur Schlussrechnung.
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