Alexander Berg, wie funktioniert dynamisches Baukostenmanagement?

Dynamisches Baukostenmanagement, um im Kostenbudget zu bleiben. Ein Erfolgsrezept von Enderweit + Partner. Interview mit Alexander Berg.

Herr Berg, immer wieder hört man von Bauprojekten, deren Kosten aus dem Ruder laufen. Worin sehen Sie die Ursachen?

Es gibt selten nur einen Grund, aber eine der Hauptursachen ist: Man merkt viel zu spät, wenn einem die Kosten davonlaufen. Das war früher auch unser Problem. Man hatte zwar irgendwo Kostenstände, Rechnungen und Leistungsverzeichnisse, aber es war schwer, daraus tagesaktuell abzuleiten: Wo laufen wir gerade hin? Wo entsteht gerade ein Risiko? Wo müssen wir reagieren? Heute arbeiten wir komplett anders.

Was haben Sie geändert?

Wir haben einerseits unsere Prozesse vereinfacht und in Teilen automatisiert. Zum anderen haben wir mit NOVA AVA und seinem Modul Kostenanalyse ein hervorragendes Tool zur aktiven Kostenverfolgung und -steuerung. Aber gutes Baukostenmanagement beginnt bei uns schon viel früher.

Wann beginnt für Sie gutes Baukostenmanagement?

Ganz klar schon bei der Kostenschätzung. Das ist die Basis von allem. Wir legen deshalb zu Beginn eine sehr strukturierte Kostenplanung in NOVA AVA an. Bei vielen Projekten arbeiten wir dazu mit einem bürointernen Gewerkekatalog. Also nicht klassisch nur nach DIN 276 oder Leistungsbereichen, sondern mit einer Struktur, die unsere Bauherren möglichst gut verstehen.

Wir haben dort die Gewerke hinterlegt, die bei unseren Projekten am häufigsten vorkommen, und schätzen die Arbeiten anhand von Stückzahlen und Quadratmetern ab. Das geht bis zu den Nebenkosten. So können wir schnell und relativ einfach eine belastbare Kostenplanung für Gebäude, Gebäudetechnik, Außenanlagen und Nebenkosten erstellen.

Ein wichtiger Punkt im Baukostenmanagement ist aber auch das Thema „Unvorhergesehenes“. Gerade Bauen im Bestand ist immer risikobehaftet. Zu Projektbeginn weiß man vieles einfach noch nicht. Deshalb haben wir für Unvorhergesehenes immer einen eigenen Posten mit drin.

Sie arbeiten also bewusst mit Risikopuffern?

Ja, definitiv. Sonst macht man sich etwas vor. Natürlich versucht jeder möglichst exakt zu planen, aber gerade bei Sanierungen oder Umbauten gibt es immer Themen, die erst während der Ausführung sichtbar werden. Deshalb gehört das Thema Risiko für mich zwingend in eine seriöse Kostenplanung.

Wie geht es nach der Kostenschätzung weiter?

Wenn der Bauherr diese Basis freigegeben hat, gehen wir in die Leistungsverzeichnisse und schreiben aus – ebenfalls mit NOVA AVA. Irgendwann kommt dann die Bauphase – und genau dort wird die Kostenanalyse wichtig.

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Wie nutzen Sie die Kostenanalyse in NOVA AVA?

Wir arbeiten so, dass wir immer die freigegebene Kostenschätzung bzw. die Kostenberechnung aktiv in der Kostenanalyse hinterlegen. Dazu kommen Vergabe-LVs, Nachträge, Aufträge und Risiken. Über den Soll-Ist-Vergleich entsteht dann die Kostenprognose. Also die Frage: Wo stehen wir heute tatsächlich mit den laufenden Kosten?

Wie transparent ist dieser Prozess für Sie?

Sehr transparent. Genau das war uns wichtig. Bei einem der letzten Projekte konnten wir zum Beispiel nachvollziehen, dass wir gegenüber der ursprünglichen Kostenschätzung aktuell nur 0,09 Prozent darüber liegen. Damit kann man leben. Damit ist der Bauherr happy.

Und gleichzeitig sehe ich natürlich sofort: Wo habe ich noch Puffer? Wo habe ich vielleicht noch einen Restposten bei „Unvorhergesehenes“? Wo laufen Kosten in die richtige Richtung und wo nicht?

Was ist dabei der entscheidende Vorteil gegenüber früher?

Dass wir heute live mit den Kosten arbeiten können. Früher hatten wir das so im Büro nicht. Heute laufen Rechnungen, Leistungsstände und Baustelleninformationen permanent in die Kostenanalyse ein. Wenn neue Rechnungen kommen oder Feedback von der Baustelle kommt, wird das direkt eingearbeitet. Dadurch kann ich tagesaktuell Kosten auswerten und sofort erkennen: Wo laufen wir eventuell aus dem Ruder? Wo gibt es Mehrmassen? Wo entstehen zusätzliche Kosten? Und vor allem: Wo können wir gegensteuern?

Wie reagieren Sie konkret bei Kostenüberschreitungen?

Nehmen wir beispielsweise WDVS-Arbeiten. Dort kann ich im Soll-Ist-Vergleich aktuelle Zahlen einpflegen: Wo stehen wir auf der Baustelle? Wo haben wir Mehrmassen? Welche Positionen entwickeln sich anders als gedacht? All das fließt automatisch in die Kostenanalyse von NOVA AVA ein. Ich sehe dann sofort, wohin sich die Kosten für die Außendämmung entwickeln. Wenn ich nun erkenne, dass bestimmte Positionen problematisch werden, kann ich frühzeitig reagieren und den Bauherrn informieren. Das ist aus meiner Sicht für Baukostenmanagement entscheidend: Nicht erst reagieren, wenn die Schlussrechnung kommt, sondern möglichst früh.

Und welche Möglichkeiten haben Sie zum Gegensteuern?

Im besten Fall spare ich die Kosten an anderer Stelle ein. Dazu gibt mir das Kostenanalyse-Modul bei NOVA AVA einen hervorragenden Überblick. Denn dort kann ich genau sehen: Welche Leistungen – wie z. B. Abbrucharbeiten – sind bereits abgeschlossen? Wo gibt es noch offene Risiken? Welche Arbeiten kommen definitiv nicht mehr? Diese Positionen kann ich bereits als schlussgerechnet markieren – selbst wenn formal noch keine Schlussrechnung vorliegt. Dadurch reduziert sich die Kostenprognose automatisch und ich kann freiwerdende Budgets mit dem Bauherrn für andere Bereiche einsetzen, in denen die Kosten gestiegen sind.

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„Früher war Kostenmanagement ein Nachhalten.
Heute steuern wir aktiv.“

Alexander Berg, Geschäftsführer Enderweit + Partner

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Das klingt nach einem permanenten wirtschaftlichen Steuerungsprozess.

Ja, genau das ist es auch. Früher war Kostenmanagement oft eher ein Nachhalten. Heute versuchen wir, aktiv zu steuern. Wir sind dadurch deutlich agiler geworden. Und wenn ich möchte, kann ich das Ganze bis auf einzelne Unterpunkte herunterbrechen. Das heißt: Ich kann äußerst detailliert analysieren, wo wir stehen.

Wie kommunizieren Sie das gegenüber dem Bauherrn?

Sehr offen. Wir übermitteln unseren Bauherren regelmäßig einen aktuellen Kostenstand und weisen auch explizit auf Risiken oder Gefahren hin. Das Ziel ist, dass es zum Ende der Maßnahme keine bösen Überraschungen gibt. Ich glaube, genau das erwarten Bauherren heute auch. Sie wollen Transparenz. Sie wollen wissen: Wo stehen wir? Welche Risiken gibt es? Müssen wir reagieren oder nicht?

Hat sich dadurch auch die Rolle des Architekten verändert?

Definitiv. Architektur wird heute viel wirtschaftlicher gedacht als früher. Man versucht oft, das letzte I-Tüpfelchen noch weg zu reduzieren, um die Kosten zu senken. Das ist teilweise schade, weil die Architektur dadurch manchmal lebloser wird. Aber gleichzeitig ist Wirtschaftlichkeit heute einfach ein zentrales Thema. Und deshalb müssen wir als Planer umso besser darin werden, wirtschaftliche Projekte trotzdem mit Qualität umzusetzen. Unsere Philosophie lautet deshalb: Auch bei sehr wirtschaftlich getriebenen Projekten versuchen wir immer noch das Beste herauszuholen, damit der Bauherr und wir am Ende gemeinsam auf das Projekt schauen und zufrieden sein können.

Vielen Dank für das Gespräch.

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Über das Büro

Seit 1989 erarbeitet die Enderweit + Partner GmbH, Bielefeld, Lösungen für die Entwicklung von Grundstücken und Immobilien – ganzheitlich von der Idee bis zur Realisierung. Zu den Kunden zählen öffentliche Einrichtungen, Versicherungen, Immobilienfonds, Bauträger sowie Handels- und Industrieunternehmen aus dem gesamten Bundesgebiet. Geschäftsführer sind Dr. Ralf Enderweit und Alexander Berg.