Eine Ausschreibung ist für Architekten weit mehr als nur ein formaler Schritt im Planungsprozess. Sie entscheidet maßgeblich darüber, wie präzise Angebote vergleichbar sind, wie reibungslos die Umsetzung läuft und ob Projekte wirtschaftlich im Rahmen bleiben.
Gerade im Kontext der VOB zeigt sich schnell, wie wichtig eine klare Struktur, eindeutige Leistungsbeschreibungen und sauber ermittelte Mengen sind. Fehlt diese Grundlage, entstehen Unsicherheiten, Rückfragen und im schlimmsten Fall kostspielige Nachträge. Eine durchdachte Ausschreibung ist deshalb nicht nur Pflicht, sondern ein zentrales Werkzeug für Qualität, Kontrolle und Effizienz im gesamten Bauprojekt.
Bei NOVA AVA beschäftigen wir uns genau mit diesen Anforderungen aus der Praxis. Wir zeigen, worauf es bei einer strukturierten Ausschreibung nach VOB ankommt und wie Architekten ihre Prozesse so aufbauen, dass Leistungsverzeichnisse nachvollziehbar, belastbar und effizient erstellt werden können.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du eine Ausschreibung nach VOB strukturiert aufbaust, typische Fehler vermeidest und mit klaren Prozessen effizienter arbeitest. Ziel ist es, Dir eine praxisnahe Orientierung zu geben, mit der Du Deine Leistungsverzeichnisse sicher, verständlich und professionell erstellst.
Was bedeutet eine Ausschreibung für Architekten nach VOB?
Bei der Ausschreibung werden die geplanten Bauleistungen so beschrieben und gegliedert, dass Unternehmen daraus ein Angebot entwickeln können. Architekten übertragen den Planungsstand damit in eine kalkulierbare Leistungsbeschreibung.
Im Leistungsbild Gebäude und Innenräume ist das Aufstellen von Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen eine Grundleistung der HOAI Leistungsphase 6. Welche Aufgaben im konkreten Projekt tatsächlich geschuldet sind, hängt jedoch immer von der individuellen Beauftragung ab.
Für Ausschreibungen von Bauleistungen ist vor allem die VOB von Bedeutung. Sie besteht aus drei Teilen:
VOB/A: Sie enthält Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen. Für öffentliche Auftraggeber ist zusätzlich entscheidend, welcher Abschnitt der VOB/A und welche weiteren vergaberechtlichen Vorschriften auf das jeweilige Verfahren anzuwenden sind.
VOB/B: Sie regelt allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen. Bei privaten Bauverträgen gilt sie nicht automatisch. Sie muss wirksam als Vertragsbestandteil vereinbart werden.
VOB/C: Sie enthält die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen. Dazu gehören allgemeine Regeln sowie gewerkespezifische ATV für unterschiedliche Leistungsbereiche.
Der häufig verwendete Begriff „VOB konformes Leistungsverzeichnis“ beschreibt in der Praxis ein Leistungsverzeichnis, das die einschlägigen Anforderungen berücksichtigt. Eine pauschale Garantie lässt sich daraus nicht ableiten. Entscheidend sind immer der konkrete Leistungsumfang, das Vergabeverfahren, die Vertragsunterlagen und der jeweilige Planungsstand.
Warum eine strukturierte Ausschreibung entscheidend ist
Eine gute Ausschreibung sorgt dafür, dass alle Bieter möglichst dieselbe Leistung kalkulieren. Dafür muss der Auftragsgegenstand klar, vollständig und für die angesprochenen Unternehmen im gleichen Sinne verständlich beschrieben werden.
Das Leistungsverzeichnis bildet später nicht nur die Grundlage für die Angebotserstellung. Es begleitet das Projekt über weitere Phasen hinweg:
- Angebote werden anhand der Positionen verglichen.
- Leistungen werden auf Grundlage des Leistungsverzeichnisses beauftragt.
- Änderungen werden den ursprünglichen Positionen zugeordnet.
- Ausgeführte Mengen werden erfasst.
- Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen werden geprüft.
- Kosten lassen sich mit Planung und Auftrag vergleichen.
Fehlen Leistungen oder bleiben Formulierungen mehrdeutig, setzt sich die Unsicherheit durch den weiteren Projektverlauf fort.
Dabei ist ein besonders langes Leistungsverzeichnis nicht automatisch ein gutes Leistungsverzeichnis. Entscheidend sind eine nachvollziehbare Gliederung, eindeutige Positionen, korrekte Mengen und widerspruchsfreie Unterlagen.
Die Grundlagen einer VOB konformen Ausschreibung
Eine zentrale Anforderung an Leistungsbeschreibungen lautet, dass die Leistung so eindeutig und erschöpfend wie möglich beschrieben werden soll. Alle Unternehmen sollen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und miteinander vergleichbare Angebote erstellen können.
Daraus ergeben sich mehrere Grundsätze für die Ausschreibung.
Leistungen eindeutig und vollständig beschreiben
Eine Leistungsposition muss erkennen lassen, was hergestellt, geliefert, montiert oder bearbeitet werden soll. Ebenso wichtig sind die geforderte Qualität, die relevanten Abmessungen, der Einbauort und besondere Ausführungsbedingungen.
Informationen, die für die Kalkulation wesentlich sind, dürfen nicht erst während der Ausführung geklärt werden.
Bietern keine unkalkulierbaren Risiken übertragen
Unternehmen benötigen eine belastbare Grundlage für ihre Preise. Ungewöhnliche Bedingungen oder Risiken, die der Auftraggeber selbst beeinflussen oder beschreiben kann, sollten nicht pauschal auf den Auftragnehmer verlagert werden.
Produktneutral ausschreiben
Bei öffentlichen Ausschreibungen sollen Leistungen grundsätzlich produktneutral beschrieben werden. Die Beschreibung konzentriert sich deshalb auf technische, funktionale und qualitative Anforderungen.
Marken oder bestimmte Fabrikate dürfen nicht ohne Weiteres zur alleinigen Vorgabe werden. Soweit eine konkrete Bezeichnung ausnahmsweise erforderlich ist, sind die vergaberechtlichen Voraussetzungen des jeweiligen Verfahrens zu beachten.
VOB/C und ATV berücksichtigen
Die VOB/C enthält technische Vertragsbedingungen für einzelne Gewerke. Sie behandelt unter anderem Fragen zur Ausführung, Abrechnung, zu Nebenleistungen und zu Besonderen Leistungen.
Nebenleistungen gehören nach den jeweiligen Regelungen grundsätzlich zur vertraglichen Leistung, auch wenn sie nicht als eigene Position aufgeführt sind. Besondere Leistungen gehören dagegen nur dann zum Leistungsumfang, wenn sie gesondert beschrieben werden.
Bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses muss deshalb geprüft werden, welche Leistungen bereits von der jeweiligen ATV (Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen) erfasst sind und welche Leistungen ausdrücklich beschrieben werden müssen.
Alle Unterlagen aufeinander abstimmen
Leistungsverzeichnis, Pläne, Baubeschreibung und Vertragsbedingungen dürfen sich nicht widersprechen. Unterschiedliche Maßangaben oder Qualitätsanforderungen schaffen keine zusätzliche Sicherheit. Sie führen vielmehr zu Unklarheiten darüber, welche Information maßgeblich sein soll.
Schritt für Schritt zur VOB konformen Ausschreibung
Eine strukturierte Ausschreibung beginnt nicht mit dem Formulieren der ersten Position. Zunächst müssen Planungsstand, Leistungsumfang und Vergabestruktur ausreichend geklärt sein.
1. Projekt und Leistungsumfang klar definieren
Vor der Erstellung des Leistungsverzeichnisses sollte feststehen, welche Leistungen ausgeschrieben werden und wie sie auf Vergabeeinheiten oder Lose verteilt werden.
Dazu gehören insbesondere:
- die Abgrenzung der Gewerke
- die Zuordnung von Leistungen zu Vergabeeinheiten
- die Schnittstellen zwischen den beteiligten Unternehmen
- der aktuelle Planungsstand
- die vorgesehenen Materialien und Qualitäten
- die Baustellenbedingungen
- die erforderlichen Vorleistungen
- die geplanten Ausführungszeiträume
- die verfügbaren Pläne und Details
Schnittstellen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ist beispielsweise nicht eindeutig geregelt, welches Gewerk eine Öffnung, Unterkonstruktion, Abdichtung oder einen Anschluss herstellt, kann eine Leistung doppelt oder überhaupt nicht berücksichtigt werden.
Auch die Kostenberechnung sollte mit der Ausschreibung abgeglichen werden. So lässt sich prüfen, ob alle vorgesehenen Leistungsbereiche enthalten sind und ob die ausgeschriebenen Mengen und Qualitäten noch den wirtschaftlichen Projektzielen entsprechen.
2. Struktur des Leistungsverzeichnisses festlegen
Ein Leistungsverzeichnis besteht nicht aus einer unverbundenen Sammlung einzelner Positionen. Es benötigt eine Hierarchie, die zum Projekt und zur vorgesehenen Vergabe passt.
Eine mögliche Gliederung umfasst:
- Vergabeeinheit oder Los
- Leistungsbereich
- Titel
- Untertitel
- Leistungspositionen
Ergänzt wird das Leistungsverzeichnis durch Baubeschreibung, Vorbemerkungen und notwendige Anlagen.
Die Baubeschreibung vermittelt den übergeordneten Kontext des Projekts. Sie kann Informationen zur Baustelle, zum Gebäude, zur Logistik und zu allgemeinen Ausführungsbedingungen enthalten.
Vorbemerkungen bündeln Anforderungen, die für einen bestimmten Leistungsbereich oder mehrere Positionen gelten. Sie sollten jedoch nicht dazu verwendet werden, entscheidende Leistungsbestandteile an einer schwer auffindbaren Stelle zu verstecken.
Leistungspositionen beschreiben die konkret zu kalkulierenden Einzelleistungen mit Menge und Einheit.
Ordnungszahlen sorgen dafür, dass Positionen eindeutig identifiziert werden können. Eine stabile Ordnungsstruktur ist insbesondere für den GAEB Datenaustausch, die Angebotsauswertung, die Auftragserteilung und die spätere Abrechnung wichtig.
3. Leistungspositionen eindeutig formulieren
Eine gute Leistungsposition beantwortet alle Fragen, die für eine realistische Kalkulation wesentlich sind.
Je nach Leistung gehören dazu:
- Art und Umfang der Leistung
- Material und Qualität
- Abmessungen und Schichtdicken
- Untergrund oder Einbausituation
- Einbauort
- Bearbeitungsweise
- Oberflächenanforderungen
- besondere technische Eigenschaften
- Menge und Abrechnungseinheit
Der Kurztext dient vor allem der schnellen Orientierung. Der Langtext enthält die vollständige Leistungsbeschreibung. Ein knapper Kurztext darf daher nicht mit einer ausreichend detaillierten Position verwechselt werden.
Eine Formulierung wie „Wand streichen, komplett“ ist nicht eindeutig. Es fehlen beispielsweise Angaben zum Untergrund, zur Vorbereitung, zum Beschichtungssystem, zur Anzahl der Arbeitsgänge, zur geforderten Oberflächenqualität und zum Einbauort.
Eine belastbarere Beschreibung könnte deutlich machen, dass eine vorhandene verputzte Innenwand vorbereitet, grundiert und mit einem bestimmten Beschichtungssystem in definierter Qualität deckend beschichtet werden soll. Welche Angaben konkret notwendig sind, hängt von der Leistung und den einschlägigen technischen Regeln ab.
Standardtexte sinnvoll verwenden
Ausschreibungstexte aus STLB Bau, BKI, sirAdos oder anderen Datenbanken können die Arbeit erleichtern. Sie bieten fachlich strukturierte Textgrundlagen und helfen dabei, wiederkehrende Bauleistungen konsistent zu beschreiben.
Die Texte müssen trotzdem auf das konkrete Projekt abgestimmt werden. Ein Standardtext kennt weder die besondere Einbausituation noch die Schnittstellen, Planungsdetails oder vertraglichen Anforderungen des einzelnen Bauvorhabens.
NOVA AVA ermöglicht die Nutzung verschiedener Ausschreibungstexte. BKI Leistungspositionen und sirAdos Baudaten können beispielsweise über die GAEB XML Schnittstelle importiert und als Grundlage für Leistungsverzeichnisse verwendet werden.
Sonderpositionen bewusst einsetzen
Bedarfspositionen, Alternativpositionen und Zulagepositionen erfüllen unterschiedliche Zwecke. Werden sie unklar oder zu häufig eingesetzt, erschweren sie die Angebotswertung und die spätere Beauftragung.
Eine Bedarfsposition sollte nur verwendet werden, wenn die Leistung bei der Ausschreibung noch nicht sicher feststeht, aber realistisch erforderlich werden könnte. Alternativpositionen dienen dem Vergleich verschiedener Ausführungsvarianten. Zulagepositionen ergänzen eine Grundleistung um einen klar definierten Mehraufwand.
In jedem Fall muss eindeutig bleiben, wann und unter welchen Voraussetzungen die jeweilige Position zur Ausführung kommt.
4. Mengen korrekt ermitteln
Mengen verbinden Planung, Kostenberechnung und Leistungsverzeichnis. Stimmen sie nicht mit dem aktuellen Planungsstand überein, verlieren auch die daraus ermittelten Angebotssummen an Aussagekraft.
Eine nachvollziehbare Mengenermittlung berücksichtigt:
- die aktuellen Pläne
- die einschlägigen Abrechnungsregeln
- die richtige Mengeneinheit
- Öffnungen und Aussparungen
- Formteile und besondere Bauteile
- Zuordnungen zu Räumen, Geschossen oder Bereichen
- Änderungen des Planungsstands
Mengen sollten nicht nur als Endwert dokumentiert werden. Auch der Berechnungsweg muss nachvollziehbar bleiben. Das erleichtert interne Prüfungen und spätere Anpassungen.
Besonders kritisch sind manuelle Übertragungen. Werden Mengen zunächst in Tabellen berechnet und anschließend einzeln in das Leistungsverzeichnis übertragen, entstehen mehrere Datenstände. Bei Planungsänderungen ist dann nicht immer klar, welche Datei aktuell ist.
Digitale Prozesse können diese Mehrfachpflege reduzieren. Trotzdem müssen automatisch oder modellbasiert ermittelte Mengen fachlich kontrolliert werden.
5. Ausschreibungsunterlagen vollständig zusammenstellen
Das Leistungsverzeichnis ist nur ein Bestandteil der Vergabeunterlagen. Unternehmen benötigen alle Informationen, die für die Bearbeitung und Kalkulation des Angebots relevant sind.
Je nach Verfahren und Projekt können dazu gehören:
- Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Bewerbungsbedingungen
- Vertragsbedingungen
- Baubeschreibung
- Leistungsverzeichnis
- Pläne und Detailzeichnungen
- Terminangaben
- zusätzliche technische Vertragsbedingungen
- Formblätter
- geforderte Erklärungen und Nachweise
- Vorgaben zur Abgabe des Angebots
Vor der Veröffentlichung sollten alle Unterlagen noch einmal gemeinsam geprüft werden. Wichtig sind insbesondere gleiche Revisionsstände, eindeutige Dateinamen und widerspruchsfreie Angaben.
Ändert sich nach Beginn der Ausschreibung eine relevante Information, muss die Änderung nachvollziehbar dokumentiert und allen betroffenen Bietern einheitlich zur Verfügung gestellt werden.
Typische Fehler bei Ausschreibungen und wie Du sie vermeidest
Viele Probleme entstehen nicht durch eine einzelne falsche Position. Häufig treffen mehrere kleine Unklarheiten aufeinander.
Die Ausschreibung beginnt zu früh
Ist die Planung noch nicht ausreichend entwickelt, fehlen Mengen, Details und verbindliche Qualitätsfestlegungen.
Besser: Vor Beginn der Ausschreibung einen definierten Planungsstand festlegen und offene Entscheidungen dokumentieren.
Gewerke sind nicht eindeutig abgegrenzt
Unklare Schnittstellen führen zu Lücken oder Doppelansätzen.
Besser: Leistungen gewerkeübergreifend prüfen und Verantwortlichkeiten für Anschlüsse, Vorleistungen und Nebenarbeiten festlegen.
Positionstexte bleiben zu pauschal
Begriffe wie „komplett“, „fachgerecht“ oder „nach Erfordernis“ ersetzen keine kalkulierbare Beschreibung.
Besser: Art, Qualität, Umfang und Ausführungsbedingungen konkret benennen.
Alte Leistungsverzeichnisse werden ungeprüft kopiert
Vorlagen können veraltete Anforderungen oder unpassende Positionen enthalten.
Besser: Jede übernommene Position auf Projektbezug, technische Aktualität und tatsächliche Notwendigkeit prüfen.
Pläne und Leistungsverzeichnis widersprechen sich
Unterschiedliche Angaben führen zu Rückfragen und Auslegungsspielräumen.
Besser: Vor der Veröffentlichung einen systematischen Abgleich zwischen LV, Plänen und Baubeschreibung durchführen.
Mengen sind nicht nachvollziehbar
Fehlerhafte oder veraltete Mengen verfälschen die Angebotssumme.
Besser: Berechnungsgrundlagen dokumentieren und Mengen nach Planungsänderungen aktualisieren.
Dateien werden manuell übertragen
Word, Excel, PDF und verschiedene Einzellösungen erzeugen parallele Datenstände.
Besser: Leistungsverzeichnisse, Mengen und Angebotsdaten möglichst in einem durchgängigen AVA Prozess führen.
Digitale Tools für die Ausschreibung im Architekturbüro
Eine AVA Software strukturiert den Prozess von der Erstellung des Leistungsverzeichnisses bis zur Angebotsauswertung. Sie kann dabei helfen, wiederkehrende Arbeitsschritte zu standardisieren und Informationen durchgängig weiterzuverwenden.
Zu den wichtigen Funktionen gehören:
- Gliederung von Leistungsverzeichnissen
- Verwaltung von Titeln und Positionen
- Nutzung eigener Vorlagen
- Einbindung professioneller Ausschreibungstexte
- Pflege von Mengen und Schätzpreisen
- GAEB Import und Export
- Ausgabe als Excel oder PDF
- digitale Bereitstellung der Unterlagen
- Übernahme eingehender Angebotsdaten
- Erstellung eines Preisspiegels
- Weiterverarbeitung für Vergabe und Abrechnung
NOVA AVA bildet diese Arbeitsschritte in einer cloudbasierten Anwendung ab. Leistungsverzeichnisse können im Browser erstellt, über GAEB ausgetauscht und anschließend für Ausschreibung, Angebotsvergleich und Vergabe weiterverwendet werden.
Die Software unterstützt damit einen strukturierten Prozess. Ob ein Leistungsverzeichnis vollständig und für das jeweilige Projekt fachlich geeignet ist, muss weiterhin von den verantwortlichen Planern beurteilt werden.
Ausschreibung nach VOB und BIM: Wie passt das zusammen?
BIM Modelle können Bauteilinformationen und Mengen bereitstellen, die als Grundlage für Kostenplanung und Ausschreibung dienen. Dadurch müssen bestimmte Informationen nicht für jeden Arbeitsschritt vollständig neu erfasst werden.
Voraussetzung ist ein Modell, dessen Informationsgehalt zur vorgesehenen Nutzung passt. Außerdem müssen Bauteile eindeutig klassifiziert, Mengenregeln festgelegt und relevante Eigenschaften gepflegt sein.
Ein möglicher Workflow umfasst:
- IFC Modell übernehmen
- Bauteile über Eigenschaften und Filter auswählen
- Mengen fachlich prüfen
- Bauteile Kostenansätzen oder LV Positionen zuordnen
- Leistungsverzeichnis um nicht modellierte Inhalte ergänzen
Ein BIM Modell erzeugt nicht automatisch ein vollständiges Leistungsverzeichnis. Baustelleneinrichtung, besondere Ausführungsbedingungen, Nebenleistungen, Besondere Leistungen und vertragliche Anforderungen sind häufig nicht vollständig im Modell enthalten.
Mit dem BIM-Add-on von NOVA AVA lassen sich IFC Modelle für die modellbasierte Mengen und Kostenplanung nutzen. Bauteile können gefiltert und mit Kosten oder Positionen verbunden werden. Die fachliche Prüfung bleibt auch hier ein unverzichtbarer Bestandteil des Prozesses.
Fazit: Bei der Ausschreibung für Architekten schlägt Struktur den Aufwand
Unter dem Fokus „Ausschreibung Architekten“ wird häufig vor allem die Erstellung einzelner Positionstexte verstanden. Tatsächlich beginnt eine gute Ausschreibung deutlich früher. Sie setzt einen ausreichend entwickelten Planungsstand, klar abgegrenzte Leistungen und nachvollziehbare Mengen voraus.
Die Qualität entsteht nicht durch möglichst umfangreiche Texte. Entscheidend sind eindeutige Positionen, eine passende LV Struktur, abgestimmte Planunterlagen und eine abschließende Prüfung aller Vergabeunterlagen.
Digitale Werkzeuge können diesen Prozess effizienter und konsistenter machen. Sie reduzieren manuelle Übertragungen, schaffen zentrale Datenstände und ermöglichen die Weiterverwendung der Ausschreibungsdaten für Angebotsvergleich, Vergabe und Abrechnung.
Die Verantwortung für eine vollständige und projektspezifisch geeignete Leistungsbeschreibung bleibt dabei bei den beteiligten Fachleuten.
Leistungsverzeichnisse mit NOVA AVA strukturiert erstellen
NOVA AVA unterstützt Architekturbüros bei der Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen, beim GAEB Datenaustausch sowie bei klassischer und digitaler Ausschreibung.
Die Daten können anschließend für Preisspiegel, Vergabe, Auftragsverwaltung und Abrechnung weiterverwendet werden. Da NOVA AVA browserbasiert arbeitet, können Projektbeteiligte ortsunabhängig auf freigegebene Inhalte zugreifen.
Teste NOVA AVA 14 Tage kostenlos und unverbindlich und bilde Deinen Ausschreibungsprozess durchgängig in einer cloudbasierten AVA Software ab.